۵ انواع متداول جلسات کاری که باید بشناسید

جولای 31, 2024

155 خواندن این مطلب 7 دقیقه زمان میبرد

در دنیای تجارت، جلسات بین همکاران بسیار رایج است. شما می توانید به دلایل مختلفی ملاقات کنید – برای مثال، از یک جمع بندی ساده تا ساختن برنامه مالی سه ماهه خود. در واقع، جلسات کاری آنقدر رایج هستند که کارمندان متوسط در ایالات متحده تقریباً در ۸ جلسه در هفته شرکت می کنند. این رقم به ۵۵ میلیون جلسه در هفته در سراسر کشور برگزار می شود!

با برگزاری جلسات متعدد، اجتناب ناپذیر است که همه آن ها به طور کامل کارآمد نباشند و در مقابل، مفید واقع نشوند. همه ما حداقل از یک جلسه بیرون آمده ایم و فکر می کنیم این می تواند یک ایمیل باشد.

بنابراین، برای اطمینان از برگزاری موثرترین جلساتی که می توانید داشته باشید، فهرست کوتاهی از رایج ترین انواع جلسات کاری که احتمالاً با آن ها روبرو خواهید شد و همچنین چند نکته برای ارزشمند کردن آن ها گردآوری کرده ایم. .

۵ نوع متداول جلسات کاری

مسلماً هیچ دو دیداری شبیه هم نیستند. همه آنها بسته به شرکت کنندگان جلسه، اهدافی که تعیین می کنید، زمان برگزاری و موارد دیگر متفاوت است. با این حال، ۵ “مفهوم” کلی برای جلسات کاری که اغلب برگزار می شود وجود دارد.

نوع ۱: جلسات طوفان فکری

احتمالا هیجان انگیزترین جلسات، جلسات طوفان فکری در مورد خلاقیت با تیم است. چه به دنبال راه هایی برای حل یک مشکل باشید و چه ایده های جدیدی برای یک استراتژی، محصول یا کمپین داشته باشید، جلسات طوفان فکری واقعا به افراد کمک می کنند تا با بازتاب ایده ها از یکدیگر، خارج از چارچوب فکر کنند.

و مطمئناً، این جلسات می توانند به صورت آنلاین از طریق ابزارهای ویدئو کنفرانس مانند زوم برگزار شوند. با این حال، یک مطالعه اخیر توسط Nature نشان داده است که جلسات مجازی در واقع می توانند ایده های خلاقانه را با مسدود کردن توانایی ما در خواندن صف های طبیعی یکدیگر و الهام گرفتن از همه اطرافمان محدود کنند. به همین دلیل است که داشتن یک جلسه طوفان فکری به صورت حضوری می‌تواند به شما کمک کند ایده‌های بیشتری خلق کنید و راه‌حل‌های خلاقانه‌تری برای یک مشکل پیدا کنید! منبع

می خواهید در مورد اینکه چگونه ملاقات در زندگی واقعی می تواند به افزایش بهره وری و خلاقیت کمک کند بیشتر بدانید؟

نوع ۲: جلسات وضعیت

همه ما می دانیم که ارتباطات کاری گاهی اوقات می تواند دشوار باشد؛ از یک ایمیل کلیدی که به اسپم ختم می شود تا از دست دادن یک پیام اسلک، یا اینکه چه کاری انجام داده اید، می تواند بسیار آسان باشد که از کاری که همکارانتان انجام می دهند عقب بمانید.

به همین دلیل است که جلسات به روز رسانی وضعیت به طور منظم برنامه ریزی شده بسیار مهم هستند! آن‌ها به اعضای تیم این فرصت را می‌دهند تا آنچه را که روی آن کار می‌کنند به اشتراک بگذارند، اهداف را همسو کنند و حتی با چند آیتم اقدام کنند!

برای اینکه این جلسات بیشترین تاثیر را داشته باشند، همیشه مطمئن شوید که دستور جلسه ای دارید که برای هر یک از اعضای تیم وقت می گذارد تا به اشتراک بگذارند. به این ترتیب، مطمئن می شوید که همه فرصت صحبت دارند و همکاران ساکت تر شما نادیده گرفته نمی شوند.

توجه به موارد دستور کار نیز تضمین می کند که شما هر آنچه را که در بازه زمانی تعیین شده برنامه ریزی کرده اید، پوشش می دهید. همچنین به شما این فرصت را می دهد که اگر در آن بازه زمانی هیچ نقطه کلیدی برای صحبت کردن وجود نداشته باشد، جلسه را لغو کنید.

نوع ۳: جلسات یک به یک

همانطور که از نامش پیداست، اینها جلساتی هستند که در آن فقط با یک نفر دور هم جمع می شوید. آنها فرصتی برای دو نفر برای ملاقات برای یک هدف خاص هستند. به عنوان مثال، ممکن است یک جلسه هفتگی یک به یک با مدیر خود داشته باشید و در آنجا کارهایی را که در هفته گذشته روی آن کار کرده‌اید خلاصه کنید. یا یک جلسه بررسی همتایان داشته باشید.

همچنین ممکن است با یکی از همکارانتان که در حال کار روی پروژه ای با او هستید ملاقات کنید، یا به سادگی با کسی ملاقات کنید که می تواند به شما کمک کند تا گرفتار نشوید.

این جلسات مزایای بی شماری دارند. آنها برای پیشرفت در یک کار با یک نفر دیگر عالی هستند، آنها می توانند راه های فوق العاده ای برای شناخت یک همکار در سطح شخصی تر باشند، و واقعا می توانند به شما کمک کنند تا جایی که ممکن است قبلاً کمی گم شده اید پیشرفت کنید. .

با این حال، در این جلسات، به خصوص در جایی که فردی که با او صحبت می کنید، دوست است، رفتن به خارج از خانه نیز بسیار آسان است.

نوع ۴: جلسات حل مسئله

جلسات حل مسئله اغلب به کار گروهی زیادی نیاز دارند تا راه حل هایی برای یک چالش خاص ارائه شود. این جلسات به شدت هدفمند هستند که در آن به یک نتیجه واضح نیاز است.

البته بسته به ماهیت کسب وکار شما و اینکه در چه بخشی مشغول به کار هستید، مشکلات و راه حل هایی که در چنین جلساتی مطرح می کنید، متفاوت خواهد بود. با این حال، این نوع جلسات همیشه یک چیز مشترک خواهند داشت – نیاز به ارائه راه حل.

مشکلات مختلف ممکن است به بیش از یک جلسه حل مشکل نیاز داشته باشند. به همین دلیل برای شما بسیار مهم است که راه حل هایی را که خود و تیمتان ارائه کرده اید دنبال کنید. بررسی کنید تا ببینید آنها چگونه پیش می‌روند، و در صورت نیاز، جلسه دیگری ترتیب دهید تا ارزیابی کنید که آیا اقدامات بیشتری باید انجام شود یا خیر.

نوع ۵: جلسات تصمیم گیری

معمولا روی رهبران کسب وکار تمرکز می کنیم، وقتی به جلسات تصمیم گیری اشاره می کنیم، منظورمان جلساتی است که در آن ها تصمیمات کلیدی شرکت گرفته می شود. تصمیمات سطح بالا اغلب مورد بحث قرار می گیرند – جلسه هیات مدیره مثال خوبی از نوع گردهمایی حرفه ای است که در آن تصمیمات اصلی گرفته می شوند.

با این حال، شما همچنین می توانید جلسات تصمیم گیری در هر سطحی داشته باشید – تصمیم گیری در مورد استراتژی سال با تیم خود مطمئناً در این دسته قرار می گیرد.

برای این جلسات بسیار مهم است که ساختار مشخصی داشته باشند و از ابتدا تا انتهای جلسه هدف مشخصی داشته باشند. آماده کردن یک دستور کار از قبل بسیار مفید است تا اطمینان حاصل کنید که تمام نکات مورد نیاز را در زمانی که دارید پوشش می دهید.

مدیریت جلسات

نکات مهم ما برای برگزاری یک جلسه کاری واقعا موفق

۱- هدف مشخصی داشته باشید

مطمئن ترین راه برای جلوگیری از مشکلات تنظیم جلساتی که می تواند ایمیل باشد، سازماندهی است. مشخص کردن هدف جلسه از قبل برای همه حاضران امری کلیدی است – به همه فرصت می دهد تا در مورد آنچه قرار است بحث شود فکر کنند و در صورت نیاز هر چیزی را آماده کنند.

برگزاری جلسات هدفمند بهترین راه برای افزودن ارزش به این تعاملات حرفه ای است.

۲. دعوت از افراد مناسب

به این فکر کنید که آیا بن واقعا باید در جلسه حضور داشته باشد؟ آیا او تسهیل کننده گفت وگو خواهد بود یا فقط یک شرکت کننده ساکت خواهد بود؟ آیا بن می خواهد هر چیزی را از آن بیرون بکشد؟ آیا او به هر چیز ارزشمندی کمک خواهد کرد؟

بیشتر همیشه بهتر نیست، بنابراین قبل از ارسال درخواست جلسه به نیمی از دپارتمان، لیست شرکت کنندگان خود را با دقت بررسی کنید.

۳. در طول جلسه یادداشت برداری کنید (تا چیزی را فراموش نکنید)

ما نمی توانیم انتظار داشته باشیم که همه یادداشت نویس باشند، اما توجه به نکات کلیدی بحث بهترین راه برای به خاطر سپردن جزئیات است. همیشه خوب است که خودتان یادداشت برداری کنید، با این حال، برخی از تیم ها و جلسات ممکن است از تعیین یکی از شرکت کنندگان برای نوشتن «صورتجلسه» سود ببرند.

این به ویژه در جلساتی که ایده های زیادی در مورد آنها مطرح می شود مفید است، مانند یک جلسه استراتژی خلاقانه یا یک کارگاه ایده پردازی برای یک محصول جدید.

۴. اگر کسی صحبت می کند حرف او را قطع نکنید

این مورد ممکن است کمی واضح باشد اما هنوز هم باید گفت که اجازه دهید افراد افکار خود را در طول یک جلسه قبل از ورود به جلسه به پایان برسانند تا به شما پیشنهاد دهند مهم نیست که شما در چه نوع جلسه ای هستید.

چه این یک رویداد تیم سازی باشد یا یک جلسه تصمیم گیری، فقط مطمئن شوید که همیشه به دیگران و زمان آنها احترام می گذارید.

۵. زمان را در نظر بگیرید و آن را هدر ندهید

از لحظه شروع جلسه همیشه باید از زمان خسته باشید. می تواند بسیار آسان باشد که به یک مماس روی آورد و زمان ملاقات با ارزش را برای صحبت در مورد چیزی که واقعاً چندان مهم نیست هدر داد.

یکی دیگر از مشکلات می تواند گیر کردن در یک موضوع خاص و غفلت از پوشش دادن هر چیز دیگری باشد که پیش از اتمام زمان در ذهن داشتید. همیشه مراقب ساعت باشید.

۶. در پایان اهداف عملی را جمع بندی و تعیین کنید

اطمینان حاصل کنید که وقتی جلسه شما به پایان می رسد، همه در مورد آنچه که قرار است انجام دهند کاملاً مشخص باشند. صرف ۵ دقیقه در پایان تماس برای خلاصه کردن مواردی که در آن بحث شد و تأیید موارد اقدام بسیار مهم است، زیرا تضمین می کند که همه در پایان در یک صفحه باشند.

سردرگمی می تواند به راحتی ایجاد شود، به ویژه در مواردی که چندین نقطه عمل مورد بحث قرار گرفته است. این خلاصه کوتاه راه خوبی برای این کار است و به افراد فرصت می دهد تا سوال بپرسند.